cabinet de conseil et de formation professionnelle Montpellier

Quand une réunion est perçue par le participant comme un fardeau professionnel auquel il est obligé d’assister, cela peut être dû au fait que l’organisateur n’adopte pas la bonne méthode. Peut-être qu’il a du mal à définir l’objectif de la réunion, ou son timing. Pourtant, il doit réussir à motiver les participants, et animer les dialogues pendant la réunion. Voici 7 clés à adopter pour que cette réunion soit une réussite.

Bien choisir les participants

Afin d’optimiser le temps, il est mieux de ne convier que les personnes concernées par l’objet de la réunion, et qui sont aptes à prendre une décision, ou du moins, à y contribuer. Par cette sélection, le participant se sentira plus concerné par les sujets discutés au cours de la réunion. Cette première clé donne de la valeur à la réunion aux yeux des collaborateurs. La séance redeviendra un temps fort pour une meilleure collaboration.

Un peu d’ordre et de la structure

Pour qu’une réunion soit bien organisée, il faut bien établir les objectifs afin d’arriver à mettre en place une solution à la problématique posée. L’utilisation de la méthode « TOP » est le garant de la réussite de la conduite de réunion. T : bien préciser le THÈME de la réunion, c’est-à-dire de quoi va-t-on parler ? O : définir l’OBJECTIF à atteindre à l’issue de cette réunion. P : bien préciser le PLAN, l’ordre du jour ainsi que les points à aborder pour l’atteinte des objectifs.

Respecter le timing

Il est important de définir au préalable la durée de chaque partie de la réunion dans le but d’atteindre les objectifs prédéfinis. Par ailleurs, une réunion doit commencer à l’heure convenue pour qu’elle ait une importance aux yeux des participants. Il en est de même pour l’heure de fin qui doit être également respectée par l’organisateur.

Faire preuve de dynamisme

La réunion doit être un moment d’échange pour contribuer à atteindre les objectifs fixés. L’organisateur doit encourager les participants à intervenir. Cependant, il faut que la discussion soit toujours centrée sur le thème établi, et qu’elle soit constructive.

Établir un compte-rendu en live

Un document de synthèse est nécessaire pour formaliser les échanges et les engagements. Il est alors mieux d’établir ce compte-rendu en cours de réunion pour qu’il soit un levier d’accord et d’engagement collectif pour tous les participants. Si vous ne pouvez pas le faire durant la réunion, ne négligez pas de faire ce compte-rendu post réunion.

Poursuivre le plan d’action convenu au début de la réunion

Après avoir investi tant d’effort pour mener efficacement la réunion, il est important de poursuivre le plan d’action comme convenu suite à cette réunion. Il doit faire l’objet d’un réel suivi par l’organisateur ou le responsable à qui la tâche a été confiée. Ce cadre permet de ne pas sortir du thème abordé, et permet également de respecter le timing de la réunion.

Valoriser la progression

Il est important de valoriser la continuité du progrès suite à la réunion. L’effort engagé dans une réunion doit être clairement compris afin que les participants puissent s’y investir et y accorder plus d’importance.

Organisateur de réunion, vous avez désormais toutes les clés en main pour mener à bien les échanges, et faire en sorte que ces réunions soient un succès, et permettent de façon constructive, d’atteindre les objectifs fixés.